De gemeenteraad stelt het Gebruikersreglement Bibliotheken Noordrand vast.
Artikels 40, §3 en 41, 14° van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB).
Sinds de aansluiting op het Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS) in 2011 hanteert de bibliotheek van Grimbergen een uniform gebruikers- en retributiereglement samen met alle deelnemende bibliotheken.
Na de overheveling van de provinciale bevoegdheden naar de Vlaamse overheid kreeg Cultuurconnect de opdracht om een Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS) te ontwikkelen voor alle Vlaamse bibliotheken. Na een grondige voorbereidingsperiode en een aanbestedingsprocedure gunde Cultuurconnect in 2017 de opdracht voor het EBS aan OCLC-HKA met de bibliotheeksoftware Wise.
De bedoeling van het EBS is om de samenwerking tussen bibliotheken te versterken, een betere dienstverlening aan de leners aan te bieden en het onderhoud efficiënter en goedkoper te maken via het schaalvoordeel. Bovendien maakt een gedeelde basisinfrastructuur het makkelijker om te innoveren in de digitale dienstverlening van de bibliotheken en om kort op de bal te spelen bij veranderende gebruikersnoden.
Het eengemaakt bibliotheeksysteem (EBS) vervangt alle verschillende bibliotheeksystemen van openbare bibliotheken in Vlaanderen en Nederlandstalig Brussel door één modern, gemeenschappelijk systeem.
De gemeenteraad keurde de overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek van Cultuurconnect vzw (waar Wise deel van uitmaakt) goed in zitting van 25 juni 2020.
De provincies Limburg, Oost-Vlaanderen, West-Vlaanderen en Brussel sloten reeds aan op het EBS.
/
Op 3 september 2020 ging de vijfde migratiegolf voor de provincie Vlaams-Brabant van start. De voorbereidingen lopen over een periode van ongeveer 5 maanden en zullen uiteindelijk resulteren in de effectieve aansluiting van de bibliotheek van Grimbergen op het EBS tussen 26 februari en 4 maart 2021.
De bibliotheken van de Noordrand grepen de aansluiting op het EBS aan om zowel het gebruikers- als het retributiereglement te evalueren en op mekaar af te stemmen.
Binnen het EBS kan men ervoor kiezen om samen met andere bibliotheken een groep te vormen.
Volgende mogelijkheden bestaan:
Samen met de 14 bibliotheken van de regio Noordrand streeft de bibliotheek minimaal naar de verderzetting van het huidige samenwerkingsverband en wil wij samen een groep 2 vormen met 1 gemeenschappelijk reglement. De bibliotheek wil het voor haar bezoekers en leners zo duidelijk en makkelijk mogelijk maken als ze verschillende bibliotheken bezoeken.
Een gemeenschappelijk reglement houdt in dat men dezelfde parameters moet hanteren voor abonnementen (lidgeld, kosten voor verloren lidkaart, max. aantal uitleningen, blokkade openstaande schuld, termijn berichten, enz.) en per materiaalsoort (uitleentermijn, leengeld, aantal verlengingen, boeteberekening, reserveringskost, enz.).
Daarnaast wil de regio Noordrand, samen met alle Vlaams-Brabantse bibliotheken (met uitzondering van Leuven en Kraainem), aansluiten bij het SLIM-netwerk. Op dit moment bestaat dit netwerk uit een groot deel van de Limburgse bibliotheken. Dit houdt in dat je met dezelfde lidkaart in deze bibs terecht kan en dat je niet opnieuw lidgeld moet betalen.
Men hoopt dit netwerk verder te kunnen uitrollen over Vlaanderen op het moment dat de andere provincies aansluiten. De eerste regio uit de provincie Antwerpen heeft reeds aangegeven te willen aansluiten, van zodra ze met Wise werken. De bibliotheken uit het SLIM-netwerk vormen een groep 1.
Tegenover het vorige reglement kent het nieuwe reglement een aantal aanpassingen.
Jezelf identificeren in de bibliotheek gebeurt voortaan op basis van een elektronische identiteitskaart. Enkel kinderen en personen die niet over een elektronische identiteitskaart beschikken, ontvangen bij de inschrijving een lidkaart.
Het maximum aantal te ontlenen materialen wordt verhoogd van 15 naar 20 materialen.
Het maximum aantal verlengingen wordt verlaagd van 2 naar 1. Op die manier kunnen klanten beschikken over een bestseller.
Voor het uitlenen van materialen wordt geen leengeld gevraagd. Op dit moment rekent de bibliotheek nog € 0,50 aan per ontleende cd en dvd.
Voor het uitlenen van cd's en dvd's vragen de meeste bibliotheken in de regio Noordrand op dit moment al geen leengeld meer. Enkel de bibliotheken van Londerzeel en Grimbergen vragen € 0,50 leengeld per materiaal. Het afschaffen van leengeld voor cd's en dvd's is bovendien de tendens binnen de brede bibliotheeksector.
Om te kunnen toetreden tot een groep 2 en dus tot het gemeenschappelijk reglement is men genoodzaakt het leengeld af te schaffen. Het afschaffen van het leengeld heeft een mogelijk inkomstenverlies van +/- €5.000,00 (inkomsten leengeld in 2019 zie bijlage).
Het vragen van leengeld voor audiovisuele materialen is historisch gegroeid en heeft op dit moment eigenlijk nog weinig bestaansgrond.
Het bibliotheekdecreet van 1978 stelde dat het uitlenen van boeken en tijdschriften gratis moest zijn, maar voor audiovisuele materialen mocht wel een beperkt leengeld gevraagd worden. In de jaren ’80 redeneerde men bovendien dat cd’s sneller versleten waren dan boeken en dus sneller vervangen moesten worden (en dus duurder waren in verbruik). Door leengeld te vragen kon men die hogere kost enigszins opvangen.
Men vindt op dit moment echter veel argumenten pro voor het afschaffen van het leengeld van cd's en dvd's:
cd’s en dvd’s verslijten niet sneller dan boeken en zijn dus ook niet duurder dan boeken;
cd’s, dvd’s en gedrukte materialen hebben een even grote culturele waarde. Het zal leners bovendien aanzetten om wat meer te experimenteren met cd’s en dvd’s en daardoor hun culturele smaak te verruimen. Nu houden ze het vaak bij gekende en veilige keuzes;
veel muziek (en films) staan gratis op internet;
De uitleningen van cd's en dvd's verminderen stelselmatig. Dit komt o.a. door het feit dat de AVM-collectie momenteel niet evenveel kansen krijgt dan onze collectie gedrukte materialen. Voor veel mensen blijft het betalen van leengeld namelijk een drempel om eens iets nieuws te proberen. Bovendien heeft niet elke lener de (financiële) mogelijkheid om zich te abonneren op een streamingplatform, dus de bibliotheekcollectie biedt een waardig alternatief;
het afschaffen van het leengeld zal de uitleencijfers (tijdelijk) een boost geven. De collectie, waar de bibliotheek jarenlang in geïnvesteerd heeft, zal op die manier beter renderen;
muziek op fysieke dragers is op termijn een aflopend verhaal. Dit wil ook zeggen dat de kost voor het actualiseren en aanvullen van deze collectie in de toekomst geheel of gedeeltelijk zal wegvallen;
we kunnen deel uitmaken van een samenwerkingsverband en gebruik maken van alle voordelen. In de toekomst zullen vermoedelijk nog andere bibliotheken tot dit samenwerkingsverband toetreden. Indien de bibliotheek van Grimbergen vasthoudt aan het vragen van leengeld voor cd's en dvd's, is het niet mogelijk om in te stappen in groep 2 met de andere bibliotheken van de Noordrand en zullen we een buitenbeentje zijn in de regio. Dit betekent voor de bibliotheek een stap terug in plaats van vooruit. De bibliotheek mist daarmee ook een unieke kans om te tonen aan de inwoners en klanten dat ze er staat als moderne organisatie en dat ze voluit kiest voor een bovenlokaal, gecoördineerd beleid in plaats van versnippering
De maximale boete per materiaal wordt vastgesteld op € 5,00. Voorheen was dit € 20,00 per materiaal. Het bepalen van dit plafondbedrag van € 5,00 kadert in het systeem van de deurwaardersprocedure. Onze regio kiest er namelijk voor om de definitieve afhandeling van achterstallige leners in de toekomst sneller op te starten. Als we een hoger plafond instellen, wil dit zeggen dat we langer moeten wachten om de dossiers naar de financiële dienst te kunnen sturen voor verdere afhandeling. Langer wachten vergroot echter de kans op het niet kunnen innen van boetes of materiaalvergoedingen.
Bovendien merken we dat, als we te lang wachten, leners vaak al niet meer weten over welke materialen het juist gaat. Door het verlagen van de plafondbedragen en het sneller afhandelen van achterstallige dossiers willen korter op de bal spelen.
Een lidmaatschap wordt voortaan ook al geblokkeerd als er € 5,00 openstaande kosten zijn. Op dit moment gebeurt deze blokkering pas op € 20,00 openstaande kosten.
Iedereen mag alles ontlenen (behalve dvd's volwassenen en strips volwassenen). Door de meer expliciete beelden die soms in deze 2 categorieën aanwezig zijn, mogen zij enkel door volwassenen ontleend worden.
Indien je een mailadres opgaf, ontvang je een herinneringsmail voordat de leentermijn afloopt. De bibliotheek legt er de nadruk op dat deze mail louter informatief is. Het niet ontvangen van deze mail kan een klant niet inroepen als reden om geen boete te moeten betalen.
Bij het overschrijden van de uitleentermijn worden de herinneringsbrieven voortaan sneller verstuurd, nl. na 1 week te laat krijgt de klant een eerste herinnering en na twee weken te laat krijgt de klant een tweede herinnering. Als de materialen na twee herinneringen niet teruggebracht worden, ontvangt de klant een derde herinnering
Als de klant niet reageert op deze 3 herinneringen, stuurt de bibliotheek het dossier naar de financiële dienst. Op dit moment kan de klant zijn materialen niet meer terugbrengen en moet hij ze vergoeden.
Een materiaal reserveren kost € 1,00 (nu kost dit € 0,80).
Het beheersorgaan van de bibliotheek nam kennis van de basisprincipes van het nieuwe gebruikersreglement in de vergadering van 1 december 2020.
/
Artikel 1.
Onderstaand gebruikersreglement Bibliotheken Noordrand als volgt goed te keuren:
Gebruikersreglement Bibliotheken Noordrand
Deel I Algemene bepalingen
Artikel 1 – Noordrand
De openbare bibliotheken van Noordrand hanteren een gezamenlijk gebruikersreglement.
De algemene bepalingen van dit reglement zijn van toepassing op alle bibliotheken van dit samenwerkingsverband, hun filialen/uitleenposten en de dienstverlening buiten de muren van de bibliotheek. De algemene bepalingen worden aangevuld met bepalingen die voor iedere bibliotheek specifiek zijn.
Artikel 2 – Slim Netwerk
Alle bibliotheken van Noordrand maken deel uit van het Slim Netwerk. Leners met een geldig lidmaatschap in een van de aangesloten bibliotheken kunnen gebruik maken van de diensten van alle bibliotheken uit het netwerk.
Artikel 3 – Akkoord
Door de bibliotheek te bezoeken of door zich in te schrijven, verklaart de betrokkene zich akkoord met dit reglement. Het reglement is raadpleegbaar ter plekke of op de website van de bibliotheek.
Artikel 4 – Inschrijving
Lid worden van de bibliotheek gebeurt met een geldige identiteitskaart of een geldig persoons- en Belgisch adresbewijs. Kinderen tot en met 11 jaar kunnen zich enkel inschrijven wanneer ze vergezeld zijn door een ouder of voogd met een geldige identiteitskaart of een geldig persoons- en Belgisch adresbewijs. Kinderen en personen die niet over een elektronische identiteitskaart beschikken, ontvangen bij de inschrijving een lidkaart.
Artikel 5 – Lidmaatschap en tarieven
Kinderen en jongeren tot en met 17 jaar zijn gratis lid.
Vanaf 18 jaar betaal je eenmaal per jaar 5,00 euro voor 12 maanden.
In een aantal bibliotheken van Noordrand wordt hiervan afgeweken voor een of meer lenerscategorieën. Zie verder bij ‘Specifiek voor jouw bibliotheek’.
Vervanging van de lidkaart door verlies of beschadiging kost 3,00 euro.
Je mag je elektronische identiteitskaart of lidkaart niet door iemand anders laten gebruiken.
Artikel 6 – Verantwoordelijkheid
De lener is verantwoordelijk voor de op zijn naam geleende materialen. Hij/zij mag deze materialen niet aan anderen doorgeven. Bij minderjarige gebruikers is de ouder of voogd verantwoordelijk.
Voor je materialen leent, dien je ze na te kijken op beschadiging en volledigheid. Bij een probleem verwittig je de bibliotheekmedewerker om te vermijden dat je zelf aansprakelijk wordt gesteld.
Zonder voorafgaande opmerkingen word je geacht de materialen in goede staat te hebben ontvangen. Bij verlies of beschadiging van materialen betaal je kosten volgens de specifieke bepalingen van de bibliotheek waar je het materiaal leende. Zie verder bij ‘Specifiek voor jouw bibliotheek’.
De bibliotheek is niet aansprakelijk voor defecten of beschadigingen aan apparatuur, veroorzaakt door het afspelen van geleende materialen.
Artikel 7 – Privacy
De bibliotheekgebruiker gaat akkoord met het gebruik van de door hem ter beschikking gestelde persoonlijke gegevens, in zoverre dit nodig is voor de werking van de bibliotheek. Persoonlijke gegevens en uitleengegevens van de gebruiker worden zonder zijn toestemming niet meegedeeld aan derden. Je kan de volledige privacyverklaring raadplegen in de bibliotheek of downloaden op https://bibliotheek.be/privacyverklaring-bibliotheeksysteem).
De bibliotheek houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, namelijk de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (ook bekend als General Data Protection Regulation of GDPR).
Artikel 8 – Auteursrechten
De bibliotheek houdt zich aan de bepalingen van de auteurswet. Je mag documenten uitsluitend voor eigen gebruik kopiëren. De volledige verantwoordelijkheid in verband met het gebruik van de bibliotheekmaterialen berust bij de gebruiker.
Artikel 9 – Maximaal aantal materialen
Je kan per keer maximaal 20 materialen lenen.
Artikel 10 – Leentermijn en verlengen
Uitlenen en verlengen kan enkel mits het voorleggen van een geldig lidmaatschapsbewijs.
De leentermijn is 4 weken.
De leentermijn kan eenmaal met 4 weken verlengd worden.
Verlengen is online mogelijk via ‘Mijn Bibliotheek’ en in de bibliotheek.
Wanneer iemand anders een materiaal reserveerde, kan je de leentermijn niet verlengen.
Voor bijzondere en/of tijdelijke collecties en tijdens vakantieperiodes kunnen er in sommige bibliotheken afwijkende leentermijnen of -leenvoorwaarden gelden.
Artikel 11 – Leengeld
Voor het lenen van materialen wordt geen leengeld aangerekend.
Artikel 12 – Terugbrengen
Materialen breng je terug naar de bibliotheek waar je ze leende. Buiten de openingsuren kan je gebruik maken van de inleverbus. Zie verder bij ‘Artikel 22 - Inleverbus’.
Artikel 13 – Boetes
Als je de leentermijn overschrijdt, betaal je een boete van 0,10 euro per openingsdag per materiaal en de eventuele kosten voor herinneringsbrieven.
Het aanrekenen van de boete start op de dag na het verstrijken van de leentermijn en wordt per dag gerekend. De maximale boete is 5,00 euro per materiaal.
Artikel 14 – Herinneringsmail
Indien je een mailadres opgaf, ontvang je een herinneringsmail voordat de leentermijn afloopt.
Deze mail is louter informatief. Het niet ontvangen van deze mail kan je niet inroepen als reden
om geen boete te moeten betalen. Hou daarom steeds de inleverdatum op je uitleenticket of via ‘Mijn Bibliotheek’ in de gaten. Breng de bibliotheek steeds op de hoogte bij een wijziging van je contactgegevens.
Artikel 15 – Overschrijden leentermijn
Als de leentermijn één week overschreden is, krijg je een mail of brief met een eerste herinnering.
Als je hierop niet reageert, krijg je een week later een tweede herinnering per brief.
Vier weken na de inleverdatum wordt de derde herinnering verstuurd. Hierbij worden de vervangingskosten van de uitgeleende materialen vermeld. Deze brief is de laatste kans om te vermijden dat je de vermelde vervangingskosten moet betalen.
Lever de materialen zo snel mogelijk in of neem contact op met de bibliotheek.
Artikel 16 – Financieel dossier
Wanneer je niet reageert op de drie herinneringen vanuit de bibliotheek, wordt je lidmaatschap geblokkeerd en moet je alle materialen vergoeden. Terugbrengen kan dan niet meer. Eventuele teruggave van materialen kan er in geen geval toe leiden dat het bedrag van de vordering aangepast wordt.
Dit wordt verder opgevolgd door de financiële dienst van de gemeente of van het autonoom gemeentebedrijf. Hierbij kunnen er extra kosten in rekening worden gebracht.
Artikel 17 – Blokkering lidmaatschap
Je lidmaatschap wordt geblokkeerd indien je 5,00 euro openstaande kosten hebt (lidgeld niet meegerekend). In dat geval kan je niets meer lenen of verlengen tot je kosten betaald zijn.
Artikel 18 – Reserveren
Je kan gelijktijdig maximaal 5 materialen reserveren. Hiervoor betaal je een reservatiekost van 1,00 euro per materiaal. Van zodra de gereserveerde materialen beschikbaar zijn, ontvang je een mail, brief of telefoon. Je hebt dan 14 dagen tijd om je gereserveerde materialen af te halen. Deze kosten worden ook aangerekend wanneer je het materiaal niet komt afhalen.
Artikel 19 – Aanvragen uit andere bibliotheken
Je kan gelijktijdig maximaal 5 materialen aanvragen bij andere openbare bibliotheken. Hiervoor betaal je een kost van 2,50 euro per geslaagde aanvraag. De leentermijn voor materialen van een andere bibliotheek is maximaal 4 weken. Deze materialen kunnen niet verlengd worden. Deze kosten worden ook aangerekend wanneer je het materiaal niet komt afhalen.
Artikel 20 – Onvoorziene omstandigheden
Alle onvoorziene omstandigheden worden geregeld door de verantwoordelijke van de bibliotheek en indien nodig door het college van burgemeester en schepenen van de respectievelijke gemeente.
Deel II Specifiek voor jouw bibliotheek
Artikel 21 – Vergoeden van bibliotheekmaterialen
Bij verlies of beschadiging van een materiaal betaal je de oorspronkelijke aankoopprijs (incl. btw) van dit materiaal.
Artikel 22 – Inleverbus
Buiten de openingsuren kan je gebruik maken van de inleverbus om materialen terug te brengen. De volgende openingsdag worden de materialen ingenomen. Deze openingsdag geldt als inleverdatum. Eventuele boete moet je betalen bij een volgend bibliotheekbezoek.
Tegen onze vaststelling van beschadigingen of onvolledigheid is geen verhaal mogelijk.
Artikel 23 – Internet
Iedereen kan gratis gebruik maken van het lokale wifi-netwerk.
Computers met internetverbinding zijn beschikbaar tijdens de openingsuren van de bibliotheek voor bibliotheekgebruikers met een geldig lidmaatschap. Zij moeten zich registreren met hun lidkaart of identiteitskaart.
Om de rust te verzekeren worden max. 2 personen per pc toegelaten.
In volgorde van aanmelding kan gedurende een uur gewerkt worden. Deze tijdsduur kan verlengd worden indien geen andere kandidaat-gebruikers zich aandienen.
Reserveren is niet mogelijk.
De bibliotheek kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor schade aan apparatuur van de gebruiker, noch voor verlies van gegevens.
De bibliotheek is een publieke ruimte, toegankelijk voor mensen van elke leeftijd en overtuiging. Het gebruik van internet is niet toegelaten voor onwettige doeleinden of het bekijken van aanstootgevende sites.
Artikel 24 - E-readers en e-boeken
Vanaf 12 jaar kan je een e-reader lenen voor het lezen van e-boeken die door de bibliotheek op het toestel worden geplaatst. Je mag e-boeken niet kopiëren, verwijderen en/of toevoegen. We lenen geen e-boeken uit op persoonlijke toestellen.
Je kan maximum 1 e-reader per lidmaatschap ontlenen.
De lener kan maximum 5 e-boeken per e-reader ontlenen.
De lener ontvangt de e-reader volledig opgeladen en in goede staat. De lener zal de e-reader met zorg behandelen en niet uitlenen aan derden.
Het terugbrengen van de e-reader kan enkel aan de balie. Om schade te voorkomen mag je ze niet in de inleverbus steken. Bij verlies of beschadiging van de e-reader en/of beschermhoes rekenen we de volledige kostprijs aan.
Artikel 25 – Bijzondere bepalingen
Geluidsoverlast, roken, eten en drinken zijn niet toegestaan in de bib.
Dieren worden niet toegelaten tenzij als begeleiding van personen met een beperking.
Artikel 26 -inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 26 februari 2021.
Art. 2.
Het huidige reglement, zoals goedgekeurd in zitting van 28 september 2017, op te heffen en het nieuwe reglement in werking te laten treden zoals bepaald in artikel 1.