De gemeenteraad neemt kennis van de jaarlijkse rapportage over het organisatiebeheersingssysteem m.b.t. het jaar 2025.
Decreet Lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB):
De volgende bevoegdheden kunnen niet aan het college van burgemeester en schepenen worden toevertrouwd:
7° het goedkeuren van het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem, vermeld in artikel 219.
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
DLB:
Art. 217
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Art. 218
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.
Art. 219
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Art. 220
Met behoud van de toepassing van artikel 57, 85 en 196 kan de algemeen directeur, binnen de grenzen van het organisatiebeheersingssysteem, zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Ook de financieel directeur kan zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. In beide gevallen gebeurt dat schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen.
De toepassing van het eerste lid ontslaat de algemeen directeur of de financieel directeur nooit van zijn verantwoordelijkheid.
Besluit van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 juni 2019 ter goedkeuring van het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem.
Besluit van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 juni 2024 ter goedkeuring van het addendum bij het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 1 juni 2026 inzake kennisname van de jaarlijkse rapportage over het organisatiebeheersingssysteem.
Jaarverslag organisatiebeheersing 2025
Het decreet lokaal bestuur schrijft voor dat de algemeen directeur jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau rapporteert over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen zodat men een redelijke zekerheid bekomt over:
of de vastgelegde doelstellingen bereikt worden en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst;
of de wetgeving en procedures worden nageleefd;
of de organisatie over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
of de organisatie op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
of de organisatie de activa beschermt en fraude voorkomt.
In 2019 werd het algemeen kader voor organisatiebeheersing goedgekeurd door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn. Op 27 juni 2024 werd het organisatiekader geoptimaliseerd door middel van een addendum.
Tijdens deze zitting wordt gerapporteerd over de acties, die tot op heden zijn ondernomen binnen het organisatiebeheersingssysteem. Het jaarverslag over de organisatiebeheersing met betrekking tot 2025 vindt u in bijlage.
Het jaarverslag is opgebouwd uit 4 delen. In een eerste deel wordt organisatiebeheersing in het algemeen gesitueerd en worden de verschillende rollen en verantwoordelijkheden geschetst. Het tweede deel omvat de aanpak van organisatiebeheersing binnen het lokaal bestuur Grimbergen, waaronder het kader, de ingezette middelen en instrumenten en de betrokken medewerkers en organen. In deel 3 worden de gerealiseerde beheersmaatregelen, de aandachtspunten, de significante incidenten en de algemene beheersing van de organisatie m.b.t. 2025 besproken. Het laatste deel geeft de planning weer op het vlak van organisatiebeheersing voor het volgende jaar 2026.
De gemeenteraad dient kennis te nemen van de jaarlijkse rapportage over het organisatiebeheersingssysteem met betrekking tot 2025.
Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen.
/
Enig artikel.
Kennis te nemen van de jaarlijkse rapportage over het organisatiebeheersingssysteem m.b.t. het jaar 2025.