Besluit  GEMEENTERAAD

De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid:

• Artikel 41 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 (DLB).

• Het besluit van de gemeenteraad van 30 augustus 2018 houdende de vaststelling van de opdracht voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

De beslissing wordt genomen op grond van:

Algemeen

De beslissing houdt rekening met volgende adviezen:

Advies dienst Wegen en water:

De dienst adviseert om de overeenkomst stop te zetten omwille van de financiële implicaties die groter zijn dan initieel vooropgesteld. Daardoor kunnen er minder onderhoudswerken uitgevoerd worden binnen de beschikbare budgettaire kredieten. Het zou voordeliger zijn om dan zelf een raamovereenkomst af te sluiten voor dit type werken.

De beslissing kent volgende inhoudelijke verantwoording:

Situering en historiek van de beslissingen

Het gemeentebestuur van Grimbergen besliste in 2025 om toe te treden tot de raamovereenkomst “Wegenonderhoud dienstjaren 2025-2028 BIS”, perceel 2 (gewoon en structureel onderhoud van betonverhardingen), georganiseerd via Haviland.

 

De besluitvorming verliep als volgt:

• Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 8 september 2025: principiële goedkeuring tot toetreding tot de raamovereenkomst en beslissing om de toetreding voor te leggen aan de gemeenteraad.

• Besluit van de gemeenteraad van 23 oktober 2025: definitieve goedkeuring van de toetreding tot de raamovereenkomst, inclusief goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst met Haviland.

• Inwerkingtreding: de toetreding werd voorzien voor de resterende looptijd van de raamovereenkomst, met ingang van 1 januari 2026 tem. 31 december 2028.

De toetreding werd destijds gemotiveerd vanuit de noodzaak om op een efficiënte en marktconforme manier herstellingswerken aan betonverhardingen uit te voeren, zonder eigen gunningsprocedure en met bijkomende ondersteuning door Haviland (projectopvolging, studie, veiligheidscoördinatie, enz.).

 

Een essentieel element in deze beslissing was het in-house karakter van de samenwerking met Haviland, waardoor op de diensten van Haviland geen btw werd aangerekend, wat een belangrijk financieel voordeel inhield voor de gemeente. De samenwerkingsovereenkomst die werd goedgekeurd op de gemeenteraad bevatte duidelijk een bepaling dat er op door Haviland gepresteerde diensten geen btw verschuldigd is.

 

Probleemstelling

Na goedkeuring door de gemeenteraad heeft Haviland éénzijdig zonder het bestuur hiervan in te lichten een wijziging aangebracht in de samenwerkingsovereenkomst, waarbij een expliciete bepaling werd geschrapt.

Deze bepaling hield in dat:

• de diensten geleverd door Haviland in het kader van de samenwerking onderworpen waren aan het in-house principe, en
• er bijgevolg geen btw verschuldigd was op deze diensten.

Door het schrappen van deze clausule is er onzekerheid ontstaan omtrent de btw-behandeling, en wordt in de praktijk btw aangerekend op de prestaties van Haviland.

 

Hoewel er tot op heden nog geen diensten werden afgenomen van deze raamovereenkomst, werden er wel al extra kosten aangerekend van € 852,00 excl. btw of € 1.30,92 incl. btw voor de opmaak van een raamovereenkomst voor labotesten, zonder enige communicatie aan onze diensten. Ook de toetredingskosten van € 1.500,00 excl. btw of € 1.815,00 incl. btw werden reeds aangerekend inclusief btw. Zie factuur in bijlage 2.

Gevolgen voor het gemeentebestuur

Deze wijziging heeft aanzienlijke financiële implicaties voor het gemeentebestuur:

• De oorspronkelijke raming en budgettering van de opdracht was gebaseerd op een btw-vrij regime voor de diensten van Haviland.
• Door de gewijzigde interpretatie en effectieve aanrekening van btw stijgt de totale kostprijs van de dienstverlening onvoorzien en substantieel.
• Deze meerkost werd niet voorzien bij de beslissing tot toetreding, noch opgenomen in de meerjarenplanning of de jaarlijkse budgetten.

 

Hierdoor is de financiële basis waarop de oorspronkelijke beslissing werd genomen fundamenteel gewijzigd.

Daarnaast kan worden vastgesteld dat:

• de prijszetting van de aanvullende diensten van Haviland niet langer overeenstemt met de oorspronkelijke voorwaarden;
• de vergelijking met alternatieve marktopties hierdoor gewijzigd wordt;
• de economische rationaliteit van het aanhouden van de raamovereenkomst niet langer gegarandeerd is.

Beoordeling van de feiten

Het gemeentebestuur moet bij de uitvoering van overheidsopdrachten steeds handelen conform de beginselen van:

• zuinig en zorgvuldig bestuur;
• rechtmatigheid;
• en motiveringsplicht.

 

De toetredingsbeslissing was gebaseerd op bepaalde essentiële voorwaarden, waaronder het btw-vrij karakter van de dienstverlening. Deze voorwaarde kan beschouwd worden als een wezenlijk element van de overeenkomst en de kostprijsstructuur.

Het eenzijdig wegvallen van dit element:

• vormt een substantiële wijziging van de contractuele en financiële voorwaarden;
• doet afbreuk aan de oorspronkelijke motivering van de toetreding;
• rechtvaardigt een heroverweging van de deelname aan de raamovereenkomst.

 

De diensten Wegen en water en Aankoop en facility stellen dan ook voor om de raamovereenkomst stop te zetten.

 

Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen.

Bijkomende info:

/